Przejdź do zawartości
Powrót

Deklaracje ZUS-owskie - obowiązki osoby prowadzącej działalność gospodarczą

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkiem sporządzania i wysyłania druków zgłoszeniowych, deklaracji rozliczeniowych oraz innych informacji do ZUS-u. Nasze obowiązki w tym zakresie są nieco inne w sytuacji, gdy zatrudniamy pracowników i gdy pracujemy sami.

Krzysztof Hryniewiecki

Sytuacja 1. Osoba prowadząca jednoosobową działalność i niezatrudniająca pracowników

W takiej sytuacji nasze obowiązki względem ZUS-u ograniczają się w zasadzie do złożenia druków zgłoszeniowych przy zakładaniu firmy. 

Formularze dotyczące przedsiębiorcy – płatnika: 

  • ZUS ZAA – adresy prowadzenia działalności gospodarczej
  • ZUS ZBA – informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek
  • ZUS ZFA – zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek – osoby fizycznej
  • ZUS ZIPA – zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek
  • ZUS ZPA – zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek – osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej
  • ZUS ZWPA – wyrejestrowanie płatnika składek


Jeśli nie możemy skorzystać z preferencyjnych składek ZUS-owskich (płaconych od podstawy wymiaru – 480,00 zł), deklarujemy podstawę wymiaru składek. Większość przedsiębiorców deklaruje najniższą dopuszczalną przepisami podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy, która wynosi za okres od stycznia do grudnia 2013 roku – 2 227,80 zł (60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na rok 2013). Jeśli zależy nam na odkładaniu składek na emeryturę, możemy zadeklarować wyższą podstawę ich wymiaru, np. 5 000,00 zł.

Musimy też podjąć decyzję, czy przystępujemy do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, co wiąże się z płaceniem składek wyższych o 54,58 zł. Decyzja ta ma swoje konsekwencje. Przedsiębiorca, który nie płacił składki na ubezpieczenie, nie może liczyć na świadczenia z tytułu choroby czy macierzyństwa.


W 2013 roku podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne dla przedsiębiorców stanowi kwota zadeklarowana, nie niższa jednak niż 2 908,13 zł (75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale 2012 roku, włącznie z wypłatami z zysku). Składka na ubezpieczenie zdrowotne, począwszy od dnia 1 stycznia 2013 roku, nie może być niższa niż 261,73 zł (tj. 9,00% podstawy wymiaru). Z kolei składka na Fundusz Pracy nie może być niższa niż 54,58 zł (tj. 2,45%).

Z zasady zatem, jeśli prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą i nie zatrudniamy pracowników, płacimy za siebie relatywnie wysokie składki ZUS-owskie, składkę zdrowotną i składkę na Fundusz Pracy, ale nie jesteśmy zobowiązani do składania jakichkolwiek deklaracji rozliczeniowych.

Sytuacja zmienia się, jeśli przedsiębiorca podjął decyzję się o przystąpieniu do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, a następnie zachorował lub zaszedł w ciążę. Lekarz wystawi mu zwolnienie lekarskie ZUS ZLA i uzyska on prawo do świadczeń chorobowych określonych w ustawie zasiłkowej, czyli ustawie z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tj. Dz. U. z 2010 r., Nr 77, poz. 512 z późn. zm.). ZUS wypłaci przedsiębiorcy odpowiednie świadczenia po otrzymaniu oryginału zwolnienia lekarskiego i wypełnionego poprawnie druku Z - 3b, który jest dostępny na stronie internetowej www.zus.pl

Zasiłki są obliczane od podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, czyli w większości przypadków od kwoty 2 227,80 zł. Należy jednak pamiętać, że osoba prowadząca działalność gospodarczą może zadeklarować wyższą podstawę wymiaru składek. Przysługują jej wówczas wyższe świadczenia w razie choroby i macierzyństwa, ale musi również odprowadzać wszystkie składki na ubezpieczenia społecznie, zdrowotne i FP obliczone od zadeklarowanej podstawy, np. od 5 000,00 zł. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych przewiduje maksymalną podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe. Nie może ona przekraczać 250% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (9 350,13 zł w czerwcu, lipcu i sierpniu 2013 roku). 

 

Zasiłek chorobowy – nie od razu dla przedsiębiorcy

Osoby podlegające ubezpieczeniu chorobowemu z tytułu wykonywania pozarolniczej działalności gospodarczej nabywają prawo do zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego po upływie tzw. okresu wyczekiwania, który wynosi 90 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego dla osoby prowadzącej działalność gospodarczą.

Do 90-dniowego okresu ubezpieczenia chorobowego wlicza się poprzednie okresy ubezpieczenia chorobowego, jeżeli przerwa między nimi nie przekroczyła 30 dni lub była spowodowana urlopem bezpłatnym, urlopem wychowawczym albo odbywaniem czynnej służby wojskowej przez żołnierza niezawodowego. 

Okres wyczekiwania dotyczy wyłącznie zasiłku chorobowego. Nie stosuje się go w przypadku pewnych grup ubezpieczonych. Od pierwszego dnia choroby prawo do zasiłku mają:

  • absolwenci szkół oraz szkół wyższych, którzy zostali objęci ubezpieczeniem chorobowym w ciągu 90 dni od dnia ukończenia szkoły lub uzyskania dyplomu ukończenia studiów wyższych;
  • osoby, których niezdolność do pracy została spowodowana chorobą zawodową, wypadkiem przy pracy, wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy;
  • posłowie i senatorowie, którzy przystąpili do ubezpieczenia chorobowego w ciągu 90 dni od ukończenia kadencji.

Okoliczności wyłączające obowiązek posiadania 90-dniowego okresu ubezpieczenia chorobowego należy udokumentować, przedstawiając odpowiednie dokumenty.

Jeśli nasza choroba trwa przez dłuższy czas bez dnia przerwy, kolejne zaświadczenia lekarskie ZUS ZLA przesyłamy do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS-u właściwej ze względu na nasze miejsce zamieszkania. Nie ma potrzeby ponownego składania zaświadczenia płatnika składek Z-3b.

 

Sytuacja 2. Osoba prowadząca jednoosobową działalność i zatrudniająca pracowników

Zatrudnianie pracowników czy choćby zleceniobiorców oznacza obowiązek odprowadzania składek. Wyjątkiem jest umowa zlecenia zawarta z uczeniem lub studentem do ukończenia przez niego 26. roku życia, która nie wiąże się z żadnymi zobowiązaniami wobec ZUS-u. W pozostałych przypadkach przedsiębiorca nie ucieknie od opłacania składek, wypełniania i wysyłania dokumentów. 

Przedsiębiorcy – płatnicy składek są zobowiązani przekazywać do ZUS-u:

  • zgłoszenia do ubezpieczeń, 
  • imienne raporty miesięczne, 
  • deklaracje rozliczeniowe, 
  • inne dokumenty niezbędne do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych,
  • korekty tych dokumentów.

Przedsiębiorcy wysyłają do ZUS-u niezbędne deklaracje i dane w formie dokumentów elektronicznych, wygenerowanych z programu Płatnik. Tylko płatnicy, którzy rozliczają składki za nie więcej niż 5 osób, mogą przekazywać dokumenty w formie pisemnej, ewentualnie w formie wydruku dokumentu z programu Płatnik, wysłanego pocztą bądź dostarczanego do ZUS-u osobiście. Formularze dotyczące ubezpieczonego płatnik wysyła do ZUS-u w terminie 7 dni. 

 

 

Formularze dotyczące ubezpieczonego:

  • ZUS ZUA – zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej
  • ZUS ZIUA – zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej
  • ZUS ZCNA – zgłoszenie danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego
  • ZUS ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń
  • ZUS ZZA – zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych 
  • ZUS ZSWA – zgłoszenie/korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze


Na stronie www.zus.pl można znaleźć poradnik pt. ,,Zasady wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych”, który zawiera szczegółowe instrukcje. 

Dodatkowo co miesiąc płatnik wysyła do ZUS-u zestaw dokumentów rozliczeniowych: 

  • ZUS DRA – deklarację rozliczeniową,
  • ZUS RCA – miesięczny raport imienny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach,
  • ZUS RSA – raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek,
  • ZUS RZA – raport imienny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne.

 

Zasiłki – dokumentacja

Jeśli pracodawca zatrudnia powyżej 20 osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego (pracowników, zleceniobiorców itd.) według stanu na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego, samodzielnie nalicza i wypłaca następujące zasiłki z ubezpieczenia społeczneg

  • zasiłek chorobowy,
  • świadczenie rehabilitacyjne,
  • zasiłek macierzyński,
  • zasiłek opiekuńczy,
  • zasiłek wyrównawczy.

W przypadku mniejszej firmy (poniżej 20 ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego według stanu na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego), zasiłki wypłaca ZUS na podstawie dokumentacji przesłanej przez pracodawcę (art. 61 ustawy zasiłkowej). Pracodawca jest zobowiązany do przekazywania ZUS-owi zwolnień lekarskich przedstawianych przez pracowników i zleceniodawców wraz z odpowiednimi drukami Z-3. 

 

RMUA

Na żądanie ubezpieczonego, co miesiąc, płatnik składek przekazuje mu wypełniony druk ZUS RMUA ­– raport miesięczny dla osoby ubezpieczonej. 

Począwszy od końca lutego 2013 roku, każdy przedsiębiorca jest także zobowiązany do przekazania wszystkich zatrudnionym, za których odprowadzał składki, raportu rocznego ZUS RMUA. 

 

IWA

Informację o danych niezbędnych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe ZUS IWA za dany rok kalendarzowy wysyła się do 31 stycznia następnego roku.

Obowiązek ten ciąży jedynie na płatnikach, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

  • byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS-ie jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od dnia 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składana jest informacja i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku;
  • w roku, za który składana jest informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych,
  • byli wpisani do rejestru REGON w dniu 31 grudnia roku, za który jest składana informacja ZUS IWA.

Poprzez „nieprzerwane zgłoszenie w ZUS-ie jako płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe” należy rozumieć to, iż w każdym z miesięcy roku, za który składana jest informacja, przynajmniej jeden ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu. Obowiązek złożenia informacji ZUS IWA nie dotyczy więc tych przedsiębiorców, którzy choć w jednym miesiącu danego roku nie byli płatnikami składek na ubezpieczenie wypadkowe, tzn. żaden z ich pracowników nie podlegał temu ubezpieczeniu.

 

Zatrudnianie emeryta i rencisty

Zatrudnianie emeryta i rencisty, który nie ukończył powszechnego wieku emerytalnego, rodzi dodatkowy obowiązek dla przedsiębiorcy. Jeśli umowa podlega ubezpieczeniom społecznym, do końca lutego danego roku należy poinformować na piśmie ZUS o przychodach emeryta i rencisty. Nie ma wzoru urzędowego tego pisma, więc każdy przedsiębiorca wysyła dokument przygotowany przez siebie w dowolnej formie. Najlepiej przygotować zestawienie oskładkowanych przychodów emeryta w podziale na poszczególne miesiące.

 

Korekty

W przypadku błędów w przedstawionych dokumentach jesteśmy zobowiązaniu do niezwłocznego złożenia w ZUS-ie ich korekty. Ostatecznym terminem na złożenie takiej korekty za poprzedni rok jest koniec kwietnia następnego roku.  

W porównaniu z sytuacją przedsiębiorcy, który pracuje samodzielnie, zatrudnianie pracowników generuje wiele dodatkowych obowiązków wobec ZUS-u. W praktyce jednak program Płatnik bardzo ułatwia proces rozliczeń i to, co początkowo wydawało się skomplikowane, szybko zmienia się w rutynę. Zawsze też możemy podjąć decyzję o zleceniu rozliczeń z ZUS-em zewnętrznemu ekspertowi. Będzie to jednak związane z dodatkowymi kosztami. 

 


Wszelkie prawa zastrzeżone - Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich - 2014